Transformation IT : Gras Savoye accélère par le sourcing sa transformation digitale, la réduction de la dette technique et sa cellule d’innovation

Sur un an, Timspirit a accompagné avec succès GRAS-SAVOYE Willis Towers Watson dans un double appel d'offres : AMS sourcing (Application Managed Services) et transformation digitale (avec création d’une Digital Factory). Un des objectifs était de permettre, sur 3 années et via l’externalisation et la massification de la maintenance applicative, l’autofinancement de la réduction de la dette technique, ainsi que de l’industrialisation, de la transformation digitale et de l’innovation.

En collaboration avec la DSI de GRAS-SAVOYE Willis Towers Watson, Timspirit a effectué un pilotage rigoureux du processus d’appel d’offres pour obtenir un résultat conforme aux enjeux, ainsi qu’aux très fortes attentes budgétaires du groupe ; tout en restant aligné sur les objectifs métiers et opérationnels de départ.

Avec 35 implantations en France métropolitaine et Outre-mer, GRAS SAVOYE Willis Towers Watson est le leader du courtage en assurances et du conseil en risques d’entreprise. Cette société opère dans des domaines aussi variés que l’IARD (protection des biens : incendie accidents et risques), les flottes automobiles d’entreprises, le secteur affinitaire (professions régulées, cinéma, fédérations sportives, marché de l’art, expositions, risques politiques, ...), ou encore l’assurance des personnes (santé, retraite, accident, etc.).

Réalisant un CA d’environ 508M€, elle s’appuie sur 2500 collaborateurs et compte 100% des entreprises du CAC40 parmi ses clients (B2B2C). Au niveau mondial Willis Towers Watson (NASDAQ: WLTW) est un groupe d’environ 40 000 employés, déployés dans plus de 140 pays et marchés. 

GRAS SAVOYE Willis Towers Watson possède un panel d’activités très large, construit par acquisitions successives, qui résulte en une organisation complexe, notamment au niveau de son informatique.

Afin de mieux répondre aux besoins des différents métiers de l’entreprise, la DSI de GRAS SAVOYE Willis Towers Watson s’est inscrite dans un programme ambitieux, avec une double finalité : rationnaliser et externaliser le support applicatif de son front et middle office (un seul partenaire global vs 15 actuellement) ; et réaliser la transformation digitale associée, avec la création d’une Digital Factory ainsi que d’une cellule innovation. 

Elle a donc lancé, début 2020, un appel d’offres (RfP), en se donnant pour objectifs :

• L’optimisation du parc applicatif (‘single user experience’) et du portefeuille projets,
• La réduction de la dette technique et l’amélioration de la sécurité du Système d’Information,
• L’industrialisation du cycle de vie logiciel (intégration continue, devops et agilité) et la recherche de gains de productivité,
• Une meilleure adaptation aux besoins du métier et time to market (conformité, acquisition, rétention et monétisation),
• La mise en œuvre d’une politique d’innovation pérenne.

Tout cela avec une attention particulière sur la conduite du changement, notamment du point de vue organisationnel et culturel.

Pour piloter ce RfP, GRAS SAVOYE Willis Towers Watson a souhaité mettre en oeuvre une démarche structurée, et disposer d’un accompagnement éprouvé dans ce domaine. L’incidence de la crise sanitaire (Covid-19) en début d’année n’a fait qu’accentuer cette nécessité, imposant un cadre distanciel, malgré les nombreux acteurs impliqués.

Les différentes étapes du processus ont permis, selon un funnel rigoureux de sélection incluant les équipes opérationnelles, d’identifier un partenaire unique :

• Etablissement du Business Case, ouverture de GRAS SAVOYE Willis Towers Watson au marché, cadrage du programme, notamment dans ses trois dimensions (externalisation et massification de la maintenance applicative, transformation digitale et financière), et orchestration d’un important panel de soumissionnaires,
• Ecriture du package documentaire cible, envoi, et sélection en plusieurs étapes des soumissionnaires finalistes,
• Préparation de l’acculturation des équipes de la DSI aux changements à venir (industrialisation des procédés, mise en place du référentiel ITIL pour les services, intégration continue et off-shoring en anglais), 
• Animation d’une période de co-construction de la solution cible avec les soumissionnaires finalistes : analyse de l’existant, partage de la vision, exigences de services souhaités, alignement fonctionnel technique et humain, 
• Structuration de la future gouvernance de la Digital Factory, notamment en matière de conduite du changement, et reporting au groupe.

« Timspirit nous a apporté une démarche structurée, parfaitement rodée, innovante et s’intégrant avec nos processus internes. Je retiens particulièrement l’étape du ‘speed dating’, qui nous a permis en 2 jours de faire un tour d’horizon du marché et de nous ouvrir à des acteurs que nous n’aurions pas sollicités spontanément. La phase de due diligence compétitive, ambitieuse et soutenue, nous a permis de co-construire la solution avec les soumissionnaires shortlistés. » 

Jean-Jacques Fradet – DSI Gras Savoye

La transition vers le modèle cible s’est effectuée, à l’issue d’une négociation exclusive avec le soumissionnaire retenu. Pour les équipes internes de la DSI, le changement le plus important consiste à passer d’un modèle « régie / waterfall » à un modèle framework « ITIL-Managed Services / Agile @scale ».

Parmi les principaux succès du RfP, il est important de mentionner une réduction significative du budget d’exploitation et de développement (RUN et BUILD), qui inclut : 

• L’industrialisation des processus concernés et la rationalisation du parc logiciel,
• Un objectif de financement, sur 3 ans, de la réduction de la dette technique,
• La transformation digitale ainsi que le financement de la stratégie d’innovation et de conduite de changement. 

Du point de vue des soumissionnaires, l’intérêt aura été de participer à une compétition dont le résultat s’est co-construit sur une démarche objective, permettant un alignement entre les offres, tant du point de vue fonctionnel que technique. 

Pour GRAS SAVOYE Willis Towers Watson, l’accompagnement de Timspirit aura permis : 

• Une meilleure compréhension du marché et des enjeux à prendre en compte, 
• Une lecture collective et aiguisée des offres réceptionnées,
• Une parfaite appréhension, en interne, de l’impact d’un tel projet.

« J’ai particulièrement apprécié le côté ‘doer’ de Timspirit, alliant parfaitement conseil et expertise avec une implication forte dans la collecte de données, la chasse aux informations et la production de livrables de qualité. Le côté humain a également été déterminant dans l’animation, la conduite du changement et l’acculturation à la nouvelle Digital Factory. »

Stéphane Bénéteau – Responsable Digital Factory