Comités

Quand

Comité technique, SDC, Comité de pilotage, comité stratégique, etc.

But

  • Un déroulement efficace
  • Des participants qui ont bien utilisé leur temps
  • Des décisions prises, des acteurs motivés

Principes

  • Préparation préalable pour tous les participants
  • Logistique efficace
  • Respect du temps
  • 3 rôles importants : animateur ; gardien du temps ; secrétaire (+ relanceur)
  • Juste implication du client pour préserver son autorité.

Synopsis

Avant la réunion :

  1. Logistique
  2. Définition des objectifs (3 max dont 1 prioritaire)
  3. Agenda sur la base de l’agenda type + variation
  4. Invitation par le client
  5. Diffusion des documents préparatoires à J-X

Pendant la réunion :

  1. Accueil  par le client ; animation : client ou fournisseur.
  2. Rappel des objectifs visés par le client
  3. Règles du jeu
  4. Tour de table : qu’attendez-vous de la réunion ?
  5. Bilan de la réunion précédente
  6. L’animateur orchestre et favorise la participation
  7. En cas d’interruption : écoute, reformule et recadre
  8. Conclusion orientée action

Après la réunion :

  1. Envoi rapide du compte-rendu « action » par le fournisseur ; validation par le client ; diffusion

Erreurs à éviter

  • Faire une réunion si ce n’est pas nécessaire
  • Arriver sans préparation
  • Laisser filer le temps ; oublier les pauses ; ne pas varier le rythme
  • Garder le plus important pour la fin
  • Confondre rôle d’animation et rôle de management