Comités
Quand
Comité technique, SDC, Comité de pilotage, comité stratégique, etc.
But
- Un déroulement efficace
- Des participants qui ont bien utilisé leur temps
- Des décisions prises, des acteurs motivés
Principes
- Préparation préalable pour tous les participants
- Logistique efficace
- Respect du temps
- 3 rôles importants : animateur ; gardien du temps ; secrétaire (+ relanceur)
- Juste implication du client pour préserver son autorité.
Synopsis
Avant la réunion :
- Logistique
- Définition des objectifs (3 max dont 1 prioritaire)
- Agenda sur la base de l’agenda type + variation
- Invitation par le client
- Diffusion des documents préparatoires à J-X
Pendant la réunion :
- Accueil par le client ; animation : client ou fournisseur.
- Rappel des objectifs visés par le client
- Règles du jeu
- Tour de table : qu’attendez-vous de la réunion ?
- Bilan de la réunion précédente
- L’animateur orchestre et favorise la participation
- En cas d’interruption : écoute, reformule et recadre
- Conclusion orientée action
Après la réunion :
- Envoi rapide du compte-rendu « action » par le fournisseur ; validation par le client ; diffusion
Erreurs à éviter
- Faire une réunion si ce n’est pas nécessaire
- Arriver sans préparation
- Laisser filer le temps ; oublier les pauses ; ne pas varier le rythme
- Garder le plus important pour la fin
- Confondre rôle d’animation et rôle de management